由于您的組織旨在留住頂尖人才和高價值客戶，因此您需要不斷為這兩個團隊提供一流的體驗。

就客戶而言，它可以實時解決他們的問題和疑慮，并以深思熟慮、可操作的洞察力主動與他們聯(lián)系；而且，對于員工來說，它可以消除在日常工作中執(zhí)行手動任務(wù)的需要，并為他們提供快速、輕松的應(yīng)用程序和設(shè)備。

為了提供這些體驗并超越這些體驗，您可以在核心客戶和員工流程中構(gòu)建工作流自動化。

您可以構(gòu)建哪些類型的自動化？它們究竟如何使您的員工和客戶受益？

我們將解決這兩個問題，讓我們從工作流自動化的定義開始。

什么是工作流自動化？

工作流自動化是一種端到端簡化業(yè)務(wù)流程的自動化類型。若要實現(xiàn)它，需要使用觸發(fā)器事件，一旦滿足該事件，就會在應(yīng)用、數(shù)據(jù)和團隊中執(zhí)行一組特定的操作。

工作流自動化可以應(yīng)用于跨職能的各種流程：

財務(wù)： 報價到現(xiàn)金、采購到付款、工資單、現(xiàn)金對賬

人力： 招聘、入職、離職、日常審批

銷售： 潛在客戶路由、智能勘探、報價審批

其他：事件管理、許可證管理、服務(wù)臺

為了讓您更好地了解工作流自動化在實踐中的表現(xiàn)，我們接下來將介紹一些用例。

工作流自動化示例

以下是分別適用于人力資源、IT 和客戶成功團隊的 3 種流程自動化。

1. 簡化員工入職工作流程

一旦候選人簽署了他們的錄取通知書，您的團隊就應(yīng)該盡快采取行動，在您最關(guān)鍵的應(yīng)用程序中設(shè)置他們的個人資料，并安排他們在第一天收到的歡迎電子郵件。

①在招聘應(yīng)用程序中將候選人標(biāo)記為已錄用后，將觸發(fā)工作流。

②新員工的個人資料在您的 HRIS 等平臺中創(chuàng)建。

③發(fā)送可定制的歡迎電子郵件。

④在 ITSM 平臺中創(chuàng)建工單，該平臺跟蹤新員工的所有入職任務(wù)。

一旦你把這一點落實到位，你就為幫助新員工感到受歡迎以及有能力開始工作奠定了基礎(chǔ)。

2. 自動化您的服務(wù)臺

無論員工是新入職還是已經(jīng)擔(dān)任該職位數(shù)年，他們都會發(fā)現(xiàn)自己在尋找各種問題的答案。

您可以通過為服務(wù)臺實施以下工作流自動化來幫助他們搜索和發(fā)現(xiàn)任何問題的答案：

①在其業(yè)務(wù)通信平臺中使用聊天機器人，員工輸入與其問題和問題類別相關(guān)的特定關(guān)鍵字（這些類別是從您的 ITSM 平臺中提取的）。

②一旦員工點擊“應(yīng)用過濾器”，聊天機器人就會對 ITSM 平臺進行 API 調(diào)用，并確定最能滿足員工請求的特定支持文章。

③聊天機器人通過提供指向其找到的文章的鏈接來響應(yīng)業(yè)務(wù)通信平臺中的員工。

注意：第 2 步和第 3 步是實時進行的。

從那里，員工可以梳理文章，并在幾分鐘內(nèi)找到他們正在尋找的答案。

3. 快速跟蹤識別有流失風(fēng)險的客戶的過程

您的客戶成功經(jīng)理 （CSM） 可能很難確定哪些客戶沒有充分發(fā)揮您的產(chǎn)品的潛力，尤其是當(dāng)他們管理多個客戶時。

為了幫助他們發(fā)現(xiàn)哪些客戶在任何時間點最需要支持，您可以設(shè)置一個工作流自動化來監(jiān)控客戶的產(chǎn)品使用數(shù)據(jù)。一旦給定客戶的使用量低于特定閾值，聊天機器人就會通知相應(yīng)的 CSM（通過您的業(yè)務(wù)通信平臺）。

下面是一個更具體的例子：

1. 一旦客戶的產(chǎn)品使用水平低于預(yù)定水平，工作流程就會被觸發(fā)。

2. 企業(yè)聊天機器人梳理現(xiàn)有系統(tǒng)（如您的 CRM 和營銷自動化平臺）中的客戶信息，并檢索它能找到的任何相關(guān)信息。

3. 聊天機器人使用它發(fā)現(xiàn)的所有信息，在文檔中創(chuàng)建有關(guān)客戶的報告。然后，它通過您的業(yè)務(wù)通信平臺與相應(yīng)的客戶成功經(jīng)理共享此報告。

注意：所有這些都是實時完成的。

雖然它不是靈丹妙藥，但使用產(chǎn)品使用數(shù)據(jù)來推動您的自動化可以大大幫助您的 CSM 智能有效地支持客戶。隨著時間的流逝，這有望轉(zhuǎn)化為更高的客戶保留率。

工作流程自動化的優(yōu)勢

這些示例已經(jīng)讓您了解了工作流自動化提供的具體優(yōu)勢。但在更廣泛的層面上，它們可以通過以下方式為您的員工和客戶創(chuàng)造價值。

員工可以對您的組織產(chǎn)生更大的影響

通過讓您的員工避免許多常規(guī)的手動任務(wù)，他們可以將更多的時間和精力投入到戰(zhàn)略性的關(guān)鍵工作上。

這不僅有利于您的同事，因為他們可以執(zhí)行更具策略性的工作，而且還有助于您的組織，因為敬業(yè)度較高的員工對您的組織更有價值。根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)，根據(jù)缺勤率、離職率、生產(chǎn)力、公司盈利能力以及其他重要指標(biāo)，員工敬業(yè)度排名前四分之一的員工明顯優(yōu)于排名靠后的員工。

可以避免代價高昂的錯誤

員工不僅不喜歡手動任務(wù)，而且在執(zhí)行這些任務(wù)時也可能會犯錯誤。

在重要業(yè)務(wù)流程的上下文中，后果可能是嚴(yán)重的：

新員工可能無法收到正確應(yīng)用集的預(yù)配員工離職后可以保留對組織設(shè)備和應(yīng)用的訪問權(quán)限入站，潛在客戶可能會被分配給錯誤的銷售代表，從而阻止?jié)撛诳蛻艏皶r收到響應(yīng)對客戶或員工產(chǎn)生負面影響的事件可能會落空。

工作流自動化可以確保不會發(fā)生這些問題。從長遠來看，這應(yīng)該讓您的團隊高枕無憂，并顯著提高組織的安全性和性能。

它可以輕松實施

設(shè)置工作流自動化的過程可以在單個平臺上完成，并且不需要編寫任何代碼。這提供了幾個主要好處：

1. 非技術(shù)人員可以自行實施工作流程自動化 

這樣可以使您的組織免于處理集成和自動化積壓工作，這些積壓工作會使低效的流程持續(xù)存在。此外，由于非技術(shù)員工更接近他們的流程并更好地了解他們的工作方式，他們將能夠以更適合他們需求的方式構(gòu)建工作流程自動化。

2.您可以節(jié)省大量資金

您不再需要投資一個可以集成您的應(yīng)用程序的平臺，也不需要投資另一個可以自動化它們之間的工作流程的平臺。這一點，再加上您不必雇用或培訓(xùn)具有技術(shù)背景的員工來管理每個工具，使您的組織可以節(jié)省大量資金。

如何實現(xiàn)工作流程自動化 

既然您已經(jīng)了解了工作流程自動化的工作原理及其好處，那么您可能會問的下一個問題是您將如何追求自動化機會。

為了幫助指導(dǎo)您完成此過程，以下是一些注意事項：

1. 搜索容易出現(xiàn)人為錯誤的突出的、手動密集型的工作流程

以下是一些可以幫助描繪畫面的例子：

您的大多數(shù)員工都會提交費用，許多人必須審查和批準(zhǔn)這些費用。手動完成，許多不應(yīng)該被批準(zhǔn)的費用可能會從裂縫中溜走，從而浪費您的業(yè)務(wù)資金。

快速匹配到合適的銷售對于完成交易至關(guān)重要。但是，手動決定將潛在客戶發(fā)送給哪個銷售，然后自己將銷售線索發(fā)送給他們，可能會產(chǎn)生各種負面后果——從錯誤的銷售收到銷售線索到適當(dāng)?shù)匿N售在為時已晚時收到銷售線索。分析客戶的調(diào)查回復(fù)并決定標(biāo)記哪些和忽略哪些幾乎不可能手動執(zhí)行。

許多需要回復(fù)的客戶將被忽略，而其他客戶的回復(fù)可能會被轉(zhuǎn)發(fā)給錯誤的利益相關(guān)者，從而延遲團隊的回復(fù)。

2. 構(gòu)建自動化給定流程的案例

你有很多杠桿可以從中拉出：

時間：您的團隊成員為給定的工作流花費多少小時、天數(shù)、數(shù)周等執(zhí)行手動任務(wù)？如果這個數(shù)字脫穎而出，自動化為您的團隊節(jié)省時間的能力可能會非常引人注目。

員工體驗：通過自動化工作流程，您的團隊可以避免執(zhí)行哪些類型的不愉快、乏味的任務(wù)（有利于更愉快的工作）？這可能包括數(shù)據(jù)輸入、應(yīng)用程序跳轉(zhuǎn)、跟進等。

客戶體驗：一旦流程自動化到位，客戶如何受益？這可以是任何事情，從更快地解決他們的問題到他們收到主動、及時的反饋。

業(yè)務(wù)優(yōu)勢： 

雖然很難預(yù)測，但您可以嘗試估計您預(yù)計會完成多少額外交易，或者您能夠在多大程度上防止客戶流失。

3. 規(guī)劃自動化如何在您的應(yīng)用、數(shù)據(jù)和團隊中發(fā)揮作用

構(gòu)建自動化的最佳方式是什么？

找到最佳解決方案可能需要與負責(zé)日常管理手動流程的團隊密切合作。正是這些同事可以幫助您弄清楚以下內(nèi)容（可能還有更多）：

應(yīng)自動執(zhí)行的單個任務(wù)以及將執(zhí)行這些自動化的應(yīng)用應(yīng)在整個工作流中應(yīng)用的業(yè)務(wù)邏輯工作流自動化的頻率（例如，實時與每周一次）當(dāng)數(shù)據(jù)或應(yīng)用出現(xiàn)特定錯誤時如何做出回應(yīng)。

一旦你考慮了這些領(lǐng)域，你就可以開始評估自動化工具（希望找到一個允許你實現(xiàn)自動化的工具）。

您需要從工作流自動化軟件中獲得什么

1.需要低代碼/無代碼

您根本無法依賴 IT 部門的少數(shù)員工來大規(guī)模構(gòu)建自動化。這將導(dǎo)致大量積壓、員工不滿意，并最終導(dǎo)致企業(yè)業(yè)績不佳。

企業(yè)范圍的自動化需要一種工具，該工具可以讓業(yè)務(wù)部門有機會在安全、完全受管控的環(huán)境中自行構(gòu)建集成和自動化。

2. 它需要提供一個內(nèi)置的機器人框架

您的員工一如既往地在您的業(yè)務(wù)通信平臺上工作。

您的工作流自動化軟件可以而且應(yīng)該通過使用平臺聊天機器人來解決這個問題，這些聊天機器人可以在您的業(yè)務(wù)通信平臺和其他應(yīng)用程序之間進行交互。

只有這樣，您的員工才能在他們的應(yīng)用程序中工作并自動化他們的工作流程，而無需離開您的業(yè)務(wù)通信平臺。

3. 它需要提供預(yù)構(gòu)建的自動化和連接器

為了幫助您和您的團隊集思廣益并快速實施集成和自動化，您的工作流自動化工具應(yīng)提供預(yù)構(gòu)建的連接器，其中包含跨一系列流程的常用應(yīng)用和自動化模板。

4.它需要脫離觸發(fā)器

通過使用觸發(fā)器來推動應(yīng)用、團隊和數(shù)據(jù)中的操作，你將更好地控制自動化的發(fā)生時間。

例如，您可以設(shè)置一個實時觸發(fā)器，一旦預(yù)定義的事件發(fā)生，該觸發(fā)器就會立即觸發(fā)操作;或者，您可以使用計劃觸發(fā)器在預(yù)定義的時間點獲取業(yè)務(wù)事件，然后才執(zhí)行每個工作流。

使用數(shù)環(huán)通構(gòu)建變革性的工作流程自動化

數(shù)環(huán)通是以集成為主導(dǎo)的自動化領(lǐng)域的領(lǐng)導(dǎo)者，它提供了一個具有上述所有功能的平臺，以及無數(shù)其他功能。例如，該平臺還提供企業(yè)級運行時，可確保您的集成和自動化在組織規(guī)模擴展時保持安全并平穩(wěn)運行。

您可以通過與我們的自動化顧問安排演示來了解有關(guān)該平臺如何幫助您的組織的更多信息！